La normativa que da origen y rige cada institución nos da el marco de acción de la misma y nos entrega los principales lineamientos que debemos seguir para la organización del archivo. En ella se definen sus objetivos y funciones que luego veremos reflejadas en su acervo documental.
Archivo
Preservar la memoria nacional, fortalecer la democracia y constituye un puente con los ciudadanos.
Definamos
¿Qué es un Archivo?
El archivo es un lugar donde se recopilan, organizan y conservan los documentos producidos por una institución o persona en el cumplimiento de sus funciones y actividades. Todas las instituciones realizan funciones que vienen establecidas por alguna normativa que las establece y para cumplirlas realizan actividades o acciones que dejan como registro documentos.
Los documentos que componen este archivo no solo tienen soporte papel, sino también se conservan documentos electrónicos.
Normativa
Funciones propias
Cada organismo de acuerdo a su normativa debe ejecutar ciertas funciones que le son específicas por todo el tiempo que esa institución esté vigente. Estas funciones buscan cumplir los objetivos propios de cada institución y, en general, son permanentes en el tiempo.
Actividades
Las funciones son ejecutadas mediante la realización de diferentes actividades que cumplen cada una de las diferentes departamentos que componen la institución. Estas actividades suelen ser permanentes en el tiempo y permiten el cumplimiento de los objetivos de la institución.
Documentos
Finalmente, los documentos son las pruebas que registran la ejecución de esas diferentes actividades. Mediante la gestión administrativa podemos ver cómo una institución ha cumplido sus objetivos, qué funciones y actividades ha realizado para llevarlos a cabo.
Uno de los conceptos fundamentales para comprender el archivo es conocer el denominado
Ciclo de Vida de los documentos, tradicionalmente se ha entendido de la siguiente forma:
Administrativo
Archivo
Cuando los documentos se generan o están siendo gestionados en su etapa inicial, hablamos de documentos administrativos que conforman un archivo de gestión o también denominado “administrativo”. Son los documentos con un alto valor primario que se usan día a día para el desarrollo de los diferentes trámites.
Central
Archivo
Cuando dejan de ser necesarios para la gestión cotidiana pero necesitamos conservarlos porque tienen un valor jurídico, administrativo, legal o tributario hablamos del Archivo central.
Histórico
Archivo
Cuando pasa el tiempo y estos documentos tienen un valor testimonial, informativo o para la historia y se decide conservarlos permanentemente pasan a un Archivo histórico.
Sin embargo en el último tiempo vemos que en realidad un documento histórico, que pensábamos no iba a tener mayor uso, puede pasar a ser de gestión nuevamente o útil para algún trámite y por tanto se altera este orden tradicional. Por eso debemos comprender que los archivos están “vivos” y son dinámicos.
En nuestro caso debido al funcionamiento de nuestro sistema político donde el Gobierno dura cuatro años los plazos entre una etapa a otra se acortan y debido a la importancia de la documentación que es de conservación permanente, nuestro archivo entra en la categoría de histórico.
Los documentos pueden ser reutilizados por distintos motivos para darles diferentes usos, en nuestro caso con los documentos de la Presidencia hacemos mención a:
- Investigación
- Escolar
- Periodística
- Histórica
- Rendición de cuentas
- Fundamento para dar continuidad o crear políticas públicas.
- Generación nuevos proyectos
- Análisis político
- Otros
- Exposición
- Uso en trámites específicos
- Reutilización de información
El fin último es que con el paso del tiempo estos documentos permitan estudiar y comprender no sólo el funcionamiento interno de la Presidencia, sino el accionar de las diferentes Administraciones, las interrelaciones de la ciudadanía con la autoridad y, en general, volver a construir la historia de nuestro tiempo.
Normas de descripción
Normativa Archivística
La archivística es una ciencia que tiene unos principios teóricos particulares, un método propio de trabajo y unas normas que la diferencian de otras disciplinas de la información. El gran valor que debe preservar el archivero al organizar un fondo documental es que efectivamente la organización que le otorgue refleje cómo ha funcionado la institución productora de los documentos junto con el contexto donde se generaron y gestionaron los mismos.
Para ello presentamos un listado de normas que sirvan de guía para el buen trabajo archivístico y pueden consultarse fácilmente al buscarlas en la web.
Para esto existen una serie de normas de descripción y otras normas ISO y de buenas prácticas para la gestión documental, ya que una buena gestión documental con criterios de archivo permite la construcción del Archivo Histórico que se conservará para la posteridad.
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Memoria Presidencial.
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